fbpx

Contacten importeren in Mailplanner

Zonder contacten (e-mailadressen) op je mailinglijst kun je geen e-mails versturen. Het is dus zaak om e-mailadressen te importeren en op een lijst te zetten. In dit artikel laat ik je daarom 3 verschillende manieren zien hoe je jouw contacten kunt importeren.

Welke e-mailadressen kan ik gebruiken?

Je kunt alle e-mailadressen gebruiken waarvoor je toestemming hebt gekregen om te mailen. Zo kan het zijn dat je wilt overstappen van e-mailmarketing provider. Je kunt dan jouw bestaande mailinglijst die je hebt opgebouwd importeren naar Mailplanner. Je hoeft dus zeker niet opnieuw te beginnen.

Het kan ook heel goed zijn dat je een klantenlijst hebt. Wist je dat het een perfect startpunt is om deze contacten te importeren? Het is namelijk toegestaan om klanten te mailen met informatie die te maken heeft met wat de klant heeft aangeschaft. Wil je hier meer informatie over, dan kan ik je het artikel “mag ik bestaande klanten mailen?” op Charlotte’s Law voor meer informatie.

Hoe kan ik contacten importeren in Mailplanner?

Om contactpersonen toe te voegen of te importeren in Mailplanner, kun je inloggen op je account en vervolgens klikken op het kopje “Contactpersonen” in het menu.

Mailplanner Contactpersonen menu-item

Je komt nu op je contactpersonen-pagina uit. Je ziet hier alle bestaande contactpersonen en rechtsboven heb je de mogelijkheid om contacten toe te voegen en te importeren.

Contactpersonen toevoegen of importeren

In Mailplanner kan je op 3 verschillende manieren contacten importeren. De manier waarop is maar net wat je zelf prettig vindt werken.

  • Manier 1: Contacten handmatig 1 voor 1 toevoegen
  • Manier 2: Importeren via een CSV-bestand.
  • Manier 3: Contacten toevoegen via kopieer en plak. Gescheiden met aanhalingstekens en komma’s.

Mocht je overigens nog geen lijst hebben aangemaakt, dan kan ik je aanraden om dit als eerste te doen. Anders moet je op een later moment weer al je contacten toevoegen aan een lijst. Dit is dubbelwerk wat voorkomen kan worden. Bekijk in dit artikel hoe je een lijst kunt aanmaken.

Manier 1: Contacten handmatig toevoegen

Wil je contacten handmatig toevoegen, omdat je bijvoorbeeld een enkel e-mailadres wilt toevoegen of je het fijn vindt werken, dan kun je rechtsboven op de blauwe knop “Contactpersoon toevoegen” klikken. Je krijgt vervolgende volgende pop-up te zien met gegevens die je zou kunnen invullen.

Contact toevoegen in Mailplanner

Het enige wat je hier hoeft te doen is alle gegevens die je hebt invoeren en op de blauwe knop “Toevoegen” klikken. Je kunt nu aangeven op welke mailinglijst het contact mag komen of je tags wilt geven, het contact toe wilt toevoegen aan automatiseringen en dat soort dingen.

Contact toevoegen aan lijsten

Manier 2: Contacten importeren via een CSV-bestand

Contacten importeren via een CSV-bestand is de populairste manier om meerdere contacten toe te voegen in Mailplanner. Je hebt al vrij snel een CSV-bestand wanneer je bijvoorbeeld een webshop hebt. Je kunt dan vaak je complete klantenlijst exporteren in een CSV-bestand, waarna je met dat bestand al deze klanten kunt importeren op je mailinglijst. Je krijgt vaak ook een CSV-bestand wanneer je jouw contacten exporteert bij je vorige e-mailmarketing provider, waardoor de overstap alweer wat eenvoudiger wordt.

Om contacten te importeren uit een bestand kun je rechtsboven op de contactpersonen-pagina op de knop “Importeren” klikken. Je krijgt vervolgens de volgende opties voorgeschoteld.

Kopieer & plak contactpersonen

Uiteraard kiezen we hier voor de optie “Importeren uit bestand”, waarna je jouw CSV-bestand kunt selecteren en kunt laten importeren. Zodra het CSV-bestand is geüpload, kun je aangeven welke velden geïmporteerd mogen worden en waar het veld precies voor is. Het e-mailadressen veld zal al goed staan.

Velden, lijsten en tags importeren

In bovenstaand voorbeeld kun je nog aangeven of je ook telefoonnummers en de naam zou willen opslaan in Mailplanner. De naam zou ik altijd doen, zodat je in ieder geval jouw e-mails dan ook kunt personaliseren.

Verder heb je de mogelijkheid om aan te geven op welke mailinglijst de geïmporteerde contacten op mogen komen te staan en of je tags wilt toevoegen. Bij de Import opties kun je aangeven dat als een contact al bestaat in het systeem, je deze contact up-to-date brengt met de informatie die je nu importeert.

Klik tot slot op de knop “Nu Importeren” om je contacten toe te voegen.

Weetje: Wil je veel contacten toevoegen, bijvoorbeeld 60.000, dan is het goed om te weten dat het systeem hier de tijd voor neemt. Dit zal rond de 1-1,5 uur per 10.000 contacten zijn. Importeer daarom je contacten altijd zo snel mogelijk, zodat je later direct een e-mail kunt versturen naar al je contacten.

Manier 3: Contacten toevoegen via kopieer en plak

Wanneer je contacten in een Word-bestand of iets dergelijks hebt staan, dan is het soms handig om je contacten te importeren door middel van de kopieer en plak optie. Je kunt hier komen door op de contactpersonen-pagina rechtsboven op “Importeren” te klikken.

Kopieer & plak contactpersonen

Klik nu onder importeren uit bestand op de blauwe link “Kopieer & Plak uw contactpersonen”. Je krijgt vervolgens het volgende te zien:

Contacten importeren met kopieer en plak

Eigenlijk staat hier al wat je moet doen. Je kunt e-mailadressen onder elkaar plaatsen of als je meer informatie hebt zoals bijvoorbeeld ook een naam, kun je het neerzetten als “Maikel”,”info@mailplanner.nl”

Wanneer je dit gedaan hebt voor de contacten die je wilt toevoegen kun je op de knop “Volgende” klikken. Je komt nu op een pagina terecht waar je kunt aangeven hoe het precies geïmporteerd kan worden, op welke lijst(en) de contacten mogen komen en of er tags meegegeven moeten worden.

Selecteer velden, lijsten en importeer

Zoals je ziet heb je bovenaan velden om te selecteren. Naast Maikel (text) staat “Importeer dit veld niet”, terwijl ik in dit geval dit veld wel degelijk wil importeren. Klik op het dropdown menu en selecteer de juiste optie. In dit geval zou ik voor “Voornaam” kiezen.

Wanneer je meer velden toevoegt zal je dit vaker zien. Het systeem herkent namelijk alleen het veld voor e-mailadressen, bij de rest is het een kwestie van aangeven wat voor veld het precies is, zodat het op de juiste manier geïmporteerd wordt.

Bij de import opties heb je nog de keuze om aan te geven dat bestaande contacten, dus als het e-mailadres al bekend is, geüpdatet mogen worden met de nieuwe informatie die je hier hebt toegevoegd. Klik tot slot op de knop “Nu importeren” om alle contacten te importeren.

Scroll naar top