fbpx

Automatisering (Automation) maken in Mailplanner

Wil je een automatische e-mailserie maken? In Mailplanner en ActiveCampaign noemen we dit ook wel een automatisering of automation.

Het mooie van een automatische e-mailserie is natuurlijk dat het geheel automatisch is. Het is eenmalig je e-mails schrijven, in de automatisering plaatsen en een starttrigger instellen. Dit klinkt wellicht ingewikkeld, maar het is gelukkig niet zo heel moeilijk. In de video hieronder laat ik je precies zien hoe je een automatisering kunt maken.

Wanneer een automatisering maken?

Je kunt automatiseringen om diverse redenen maken. Het kan zijn ter informatie, opbouwend naar een verkoop of je kunt zelfs een complete e-mailtraining automatisch instellen. Hieronder volgen een paar voorbeelden wanneer je een automatisering zou kunnen gebruiken:

  • Sales funnel – een e-mailserie waar je naar een verkoop toewerkt.
  • Lanceringen – 4 dagen lang op de automatische piloot lanceren.
  • Online leeromgeving – Iedere dag een mail over een nieuwe les die beschikbaar is gekomen.
  • Webshops – Klanten automatisch herinneren dat het weer tijd is om hetzelfde product te bestellen, omdat het vermoedelijk op of bijna op is.

Hopelijk heb je een idee gekregen wat allemaal mogelijk is. Je kunt het eigenlijk zo gek niet verzinnen of een automatische e-mailserie kan van toepassing zijn op jouw business.

Daarnaast is het ook nog eens ontzettend fijn dat je niet zelf al die mails moet sturen naar de juiste mensen.

Hoe kun je een automatische e-mailserie maken?

Om een automatische e-mailserie te maken in Mailplanner, kun je inloggen op je account en vervolgens links in het menu naar Automatiseringen gaan.

Mailplanner automatiseringen

Je krijgt hier een overzicht te zien van de automatiseringen die je gemaakt hebt en de mogelijkheid om een nieuwe automatisering te maken. Klik rechtsboven op de knop Maak een automatische serie om je eerste automatisering te maken. Je krijgt vervolgens diverse opties te zien waar je uit kunt kiezen.

Automatisering aanmaken

Er zijn diverse categorie├źn beschikbaar met automatiseringen die je zou kunnen gebruiken als voorbeeld. Je hoeft dan alleen de bestaande items aan te passen. Het kan dus helemaal geen kwaad om rond te kijken of er iets voor je bijstaat.

In dit artikel laat ik je echter zien hoe je vanaf niks kunt beginnen, zodat je ook echt leert hoe je een automatische e-mailserie kunt maken. Om helemaal blanco te starten kun je Begin vanaf het begin selecteren en op de knop Ga verder klikken.

Starttrigger instellen

De volgende stap is dat je een starttrigger kunt instellen. Dit is het moment waarop de automatische e-mailserie mag starten en de mails verzonden gaan worden.

Starttrigger toevoegen

De meest voorkomende starttriggers zijn over het algemeen “Schrijft zich in voor een lijst” en “Tag is toegevoegd”. Ik denk dat je dan wel het moment snapt dat de automatisering begint. De andere opties zijn echter ook zeer handig, dus bekijk deze zeker eens.

In dit geval wil ik een e-mailserie starten zodra iemand op de mailinglijst. Daarom selecteer ik Schrijf zich in voor een lijst en klik vervolgens op de knop Ga verder.

Het volgende wat je nu kunt doen is, zoals je waarschijnlijk al verwacht, een lijst selecteren waarop mensen zich inschrijven. Je kunt elke lijst doen, maar je kunt ook je aparte lijsten bekijken. Heb je nog geen lijst gemaakt? Bekijk dan het artikel Lijsten aanmaken.

Lijst selecteren

Bij Selecteer lijst geef je een lijst aan die dient als starttrigger.

Bij Runs kun je aangeven of deze automatisering meerdere malen mag draaien voor een contact of dat dit slechts eenmalig is. Wanneer je dit bijvoorbeeld instelt voor een e-book, kan het voorkomen dat mensen zich meerdere keren inschrijven omdat ze het e-book kwijt zijn. In dit soort gevallen kan het dus handig zijn om Runs in te stellen op “Meerdere keren”.

Wil je nog een stap verder gaan en meteen segmenten aanmaken, dan kun je een vinkje zetten bij Segmenteer de contactpersonen die deze automatisering invoeren. Je kunt daarna de condities instellen voor je segment.

Wanneer je dit gedaan hebt kun je op de knop Voeg een start toe klikken.

Nieuwe actie toevoegen aan je automatisering

Je komt nu op het punt dat je een actie kunt toevoegen. Wanneer je direct een e-mail wilt versturen, dan ga je natuurlijk voor de actie “Een e-mail sturen”. Er zijn echter ook allerlei andere mogelijkheden. Zo kun je notificatie mails naar jezelf sturen, wachttijden instellen voordat een volgende actie gedaan mag worden, tags en lijsten toevoegen of verwijderen en nog heel veel meer.

Nieuwe actie toevoegen

In dit geval wil ik direct een e-book sturen nadat iemand zich heeft ingeschreven op een lijst. Wanneer jij dit ook wilt doen, dan kun je op de optie Een e-mail sturen klikken.

Je krijgt nu te zien dat je nog geen e-mails hebt gemaakt om te verzenden. Dit is geen enkel probleem, klik op een e-mail aanmaken om de mail te schrijven. Je komt dan gewoon in het normale proces die je ook krijgt als je een campagne aanmaakt.

Automatisering een naam geven

We hebben al meerdere dingen gedaan, maar de automatisering een naam geven nog niet. Je kunt dit linksboven doen.

Automatisering een naam geven

In eerste instantie zal dit leeg zijn, tenzij je al een keer uit de automatisering bent gegaan, dan lijkt het net als hierboven “vast” te staan. Dit is echter niet het geval. Je kunt op de naam klikken, waarna je de naam eenvoudig kunt aanpassen. Voor je eigen overzicht wel zo fijn en prettig, zeker wanneer je meerdere automatiseringen hebt gemaakt.

Wachtacties en meer andere acties toevoegen

Je eerste e-mail is gemaakt, een prima begin, alleen nu komt de echte kracht van automatiseringen naar voren. Je kunt nog veel meer e-mails automatisch laten versturen en je kunt zelf bepalen hoeveel tijd hiertussen zit. Ook kun je totaal andere acties uitvoeren.

Actie toevoegen

Na de eerste actie wil je vaak een wachtactie toevoegen, omdat niet alles direct achter elkaar hoeft te gebeuren. Om een extra actie toe te voegen in je automatisering kun je op het + knopje klikken. Je krijgt nu weer hetzelfde scherm als voorheen waar je een actie kunt uitkiezen.

voorwaarden en werkstroom acties

Ga naar het tabblad Voorwaarden en werkstroom. Je ziet hier weer andere dingen staan dan bij de verzendopties. Bovenaan staat de actie Wacht, waarmee we kunnen aangeven hoelang er gewacht kan worden. Klik op deze optie.

Wachtvoorwaarde toevoegen

Je kunt nu voor de optie Een bepaalde tijd wachten of wachten totdat aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan selecteren. Wanneer je na een x aantal dagen opnieuw een actie wilt laten ondernemen, dan is de optie Een bepaalde tijd wachten het eenvoudigst. Wanneer je hierop klikt krijg je het volgende te zien.

Wachttijd invullen

Zoals je ziet is het heel eenvoudig om aan te geven dat na 1 dag een volgende actie uitgevoerd mag worden. Je kunt hier uiteraard ook meer dagen van maken of dit aanpassen naar minuten, uren, weken, maanden of jaren. Wanneer je de wachttijd hebt gekozen kun je op de knop Opslaan klikken om de wachtactie toe te voegen.

Wanneer je wilt dat er aan specifieke eisen moet worden voldaan, gericht op de datum of iets anders, dan kun je de optie Wachten totdat aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan selecteren.

Wachtvoorwaarden instellen

Je kunt hier dagen, maanden of jaren uitkiezen wanneer je iets wilt versturen, maar ook totaal andere wachtvoorwaarden instellen, bijvoorbeeld wanneer iemand een bepaalde tag heeft gekregen of heel iets anders. Bekijk dus zeker alle opties eens.

Als/anders actie

De als/ander actie is ook echt een actie die in veel situaties handig is. Zo kun je onder andere instellen dat als iemand op een link heeft geklikt of een mail heeft geopend, dat deze contact dat een andere vervolgserie ingaat dan wanneer de mail helemaal nog niet is geopend.

Op deze manier kun je contacten in je automatisering op hele andere manieren benaderen. Je maakt dan eigenlijk simpel gezegd een splitsing in je automatisering. Klik op het plusje, ga naar voorwaarden en werkstromen en ga voor de actie Als/anders.

Je komt dan weer terecht in de voorwaarden die je ondertussen vaker bent tegengekomen.

Als/anders actie voorwaarden instellen

Hierboven heb ik bijvoorbeeld ingesteld dat er een splitsing moet komen tussen contacten die de mail met het e-book hebben geopend of niet. Vervolgens kan je dan bijvoorbeeld een extra mailtje sturen als “Heb je het e-book goed ontvangen?”. De afbeelding hieronder geeft je een beter beeld.

Zoals je hier ziet krijgen contacten een mail als de vorige mail niet was geopend. In dit geval laat ik dezelfde e-mail sturen, maar je hebt zelf alle invloed en kunt ook totaal andere e-mails sturen. Daarna geef ik aan dat het contact verder mag gaan naar waar de rest direct heen is gegaan.

Automatische serie eindigen

Wanneer je jouw automatisering naar wens hebt ingesteld, kun je op het laatste punt aangeven dat de automatische serie eindigt. Dit is met name handig om in te stellen als mensen meerdere keren door deze automatische serie heen kunnen gaan. Sla dit dus niet over.

Automatische serie actief zetten

Ben je helemaal klaar met je automatische serie, dan moet je zeker niet vergeten om de automatische serie actief te zetten. Standaard staat deze namelijk gedeactiveerd. Om de automatisering actief te zitten kun je rechtsboven op Actief klikken.

Test altijd je automatisering (automation)

Zodra je automatische e-mailserie gereed is, is het belangrijk om deze goed te testen. Je kunt dit doen door jezelf als contact toe te voegen en de starttrigger die je hebt ingesteld uit te voeren. Vervolgens kun je bekijken of alle stappen netjes op de juiste manier worden doorlopen en de juiste mails op het juiste moment ontvangt.

Scroll naar top